Que faire en cas d'accident ?

Prévenir dès que possible et au plus tard dans les 48h Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. de l’UBS.

Même si aucune lésion ni douleur n’est apparente au moment de l’incident, il vaut mieux consulter un médecin.

Dans tous les cas remplir une déclaration d’accident et la faire parvenir au service assurance le cas échéant accompagnée du certificat médical.

Le service Assurances UBS enregistre la déclaration d’accident et informe de suite son courtier (B.A.S. s.a. – Y. Walckiers).

S’il n’y a pas de suite, ni de complication, le dossier sera clôturé rapidement.

D’autre part, il peut arriver lors d’une activité à l’étranger qu’un spéléo se soit fait examiner mais n’ait pas rempli de déclaration. S’il doit suivre des soins à son retour, il devra entamer des démarches pour compléter son dossier et récupérer les documents originaux du pays en question … on imagine déjà les complications administratives et la perte de temps.

Les documents sont téléchargeables à partir de la boite à outils ci-dessous. Il y a un formulaire de déclaration  « Accidents corporels - Certificat médical » à remplir avec les informations concernant le sinistre et la victime. Un second formulaire de déclaration  « Responsabilité civile »  à remplir si vous avez causé le dommage.

Il faut que vous complétiez ou fassiez compléter la partie « renseignements concernant la victime – renseignements concernant l’accident » par vous-même ou le cas échéant par un responsable du club.

Les parties « témoignages » et « données concernant la responsabilité » sont à faire compléter par le responsable du club.

Vous devez joindre une vignette de la mutuelle, signer et dater le document qui doit être cosigné par le responsable du club également, qui doit y apposer le cachet du club.

Le certificat médical doit être complété par le médecin consulté par la victime.

Même en cas d’absence de lésion ou douleur, il est prudent de faire remplir ce certificat médical par un médecin, surtout pour un incident intervenant à l’étranger. Si la victime doit suivre des soins à son retour en Belgique, elle devra entamer des démarches pour compléter son dossier et récupérer les documents originaux du pays en question … on imagine déjà les complications administratives et la perte de temps.

Quand le formulaire est correctement complété vous devez envoyer le tout à la Maison de la spéléo au Service Assurances. Les documents sont à envoyer dans les 8 jours !

Dès réception de la déclaration d’accident et du certificat médical, l’UBS les enregistre, garde une copie et envoie les originaux chez son courtier (B.A.S. s.a. – Y. Walckiers) qui transmet à la compagnie.

Dès qu’ARENA est en possession d’une déclaration d’accident, elle l’enregistre et ouvre un dossier au nom de la victime. Un accusé de réception sera transmis par ARENA, celui-ci comprend toutes les informations utiles ainsi que le numéro de dossier.

Quand le dossier est ouvert auprès de la compagnie, il faut envoyer directement vos documents, notes de frais et justificatifs chez ARENA en précisant le n° de dossier qui vous aura été attribué pour le sinistre encouru.

Attention toutefois, seules les notes de frais originales seront prises en compte

• Si la victime a subi des examens médicaux, une copie des rapports (protocole)
• Les notes de frais (factures, tickets de pharmacie) doivent être envoyées en original (sauf la facture relative aux frais d’ambulance qui doit être remise à la mutuelle pour que celle-ci intervienne. Dans ce cas, il faut joindre alors la quittance originale de la mutuelle)
• Si la mutuelle est intervenue, il y a lieu de faire parvenir à ARENA la quittance originale de la mutuelle. Il s’agit du document remis par la mutuelle, à la demande de l’assuré, pour l’assurance sportive. Ce document détaille l’intervention de la mutuelle dans les frais.
• L’attestation de guérison et/ou de reprise de sport. Ce document est nécessaire pour que le dossier soit complet mais surtout permet de le clôturer. Ce document sert également pour garantir à nouveau une couverture à l’assuré s’il subit un autre accident à l’avenir.

Pour toutes informations supplémentaires souhaitées, le service assurances de l’UBS, le courtier ou le gestionnaire d’ARENA restent à votre disposition.

La victime (l’assuré) doit toujours payer elle-même les factures. En effet, ARENA  n’applique pas le système de tiers payant.

Si la victime a reçu, en même temps que la facture, une attestation de soins donnés (anciennement document vert). Elle doit introduire ce document auprès de sa mutuelle afin que celle-ci intervienne avant l’assurance.

Il y a ensuite lieu de faire parvenir à l’assurance la facture originale ainsi que la quittance originale de la mutuelle (document détaillant son intervention dans les frais).

Si la victime n’a pas reçu d’attestation de soins donnés annexée à la facture, cela signifie que l’hôpital s’est adressé directement à la mutuelle et que le montant de la facture correspond à la quote-part à charge de la victime. Dans ce cas, il y a lieu de faire parvenir directement la facture originale afin que la compagnie intervienne.